Perchè le mie mail inviate vanno in spam? Come evitarlo?

Perchè le mie mail inviate vanno in spam? Come evitarlo?Se vi state chiedendo come mai le mail inviate vanno in spam, allora probabilmente questo articolo fa al caso vostro!

Il fenomeno dello spam purtroppo assedia il mondo di internet da decenni, soprattutto quello associato alla posta. E’ una guerra continua.

Algoritmi di analisi, sistemi di identificazione automatica e software di scansione per contenuti malevoli, sono ormai all’ordine del giorno.

Può capitare quindi di frequente che le mail inviate finiscano in spam, questo per una azienda può essere un problema molto serio.

Diagnostica e blacklist

Se riscontrate che le vostre mail inviate vanno in spam, la prima cosa da fare è un checkup per assicurarsi che il vostro server di posta non sia stato classificato come spam e iscritto in qualche blacklist.

A tale scopo mi sento di suggerire l’utilizzo di questo strumento di diagnostica online: MxToolbox.

Con questo strumento sarà infatti possibile identificare tutte le anomalie più comuni che affliggono la vostra posta, non solo la presenza in blacklist.

MxToolbox vi sarà utile infatti anche per verificare la corretta configurazione di SPF, DMARC e DKIM che andremo a vedere in seguito.

Cosa non fare per evitare di essere marchiato?

La cosa più scontata da evitare è di non inviare mail a mezzo mondo, utilizzando software di qualunque natura, sia in modo lecito che in modo illecito.

Spesso però si finisce classificati senza saperlo o senza aver fatto nulla di realmente sbagliato; è il caso di un’infezione da virus nella rete aziendale.

La presenza di un trojan potrebbe dare libero accesso ai vostri servizi di posta a possibili hacker, che potrebbero sfruttarli per inviare il loro spam a mezzo mondo.

Come visualizzare "Mostra originale" su Gmail

Dunque mantenere i pc della propria rete sempre puliti con controlli periodici, gestendo la posta in cloud e sensibilizzando il personale per un uso appropriato delle attrezzature aziendali.

Un’altra cosa che sconsiglio caldamente è di inserire in firma nelle mail, immagini e link di alcun genere. Questi potrebbero venir interpretati come maliziosi, specialmente se si inviano e-mail verso indirizzi che non hanno il nostro nominativo nei contatti.

Cosa occorre fare per migliorare la reputazione?

Ogni e-mail che inviamo viene analizzata e soppesata dai sistemi automatici, mediante algoritmi complessi, infine viene attribuito un punteggio di reputazione. La reputazione del singolo messaggio che va a fare media con la reputazione del server da noi usato per l’invio.

Dunque è importante che il server che invia la posta, ovvero l’SMTP, sia protetto, pulito e configurato in modo impeccabile.

La configurazione del proprio server di posta può sembrare una cosa scontata, ma generalmente il cliente viene abbandonato a se stesso dalle aziende che offrono il servizio di hosting.

Tra le novità nel mondo dei servizi di posta elettronica abbiamo infatti da configurare SPF, DMARC e DKIM.

Senza entrare troppo nel dettaglio, l’SPF ovvero Sender Policy Framework, è un sistema per dichiarare quali sono i server di posta autorizzati a inviare email per il tuo dominio.

Il DMARC invece, ovvero Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance, ossia un sistema di validazione dei messaggi di posta elettronica per contrastare gli attacchi di phishing.

Infine il DKIM, ovvero DomainKeys Identified Mail; che tramite una chiave cifrata, scritta in calce all’interno di ogni mail e una contro chiave di controllo scritta nei DNS del dominio; garantisce la genuinità delle mail inviate.

Come verificare se il mio server di posta è stato configurato bene?

Perchè le mie mail inviate vanno in spam? Come evitarlo? Come verificare se google ha rilevato correttamente i nostri settaggi antispam?

Per verificare se le impostazioni del vostro server di posta sono in ordine è sufficiente inviare una mail dalla vostra casella di posta aziendale, verso un indirizzo gmail.

Se la mail finisce in spam, è senz’altro presente un problema di reputazione; che tuttavia può dipendere anche solo dal fatto che Google non conosce abbastanza il vostro server di posta.

Mentre se la mail viene ricevuta correttamente in posta in arrivo, selezionatela e sulla destra, dove sono presenti i tre puntini; scegliete l’opzione “Mostra originale”, come da immagine allegata.

Nella videata successiva dovreste poter verificare se Google ha identificato in modo adeguato i vostri parametri antispam; infatti se i parametri di SPF e DKIM sono stati apportati in modo corretto verrà restituito un ‘PASS’, come da immagine seguente.

In che modo influisce il PTR con la posta?

Un ultimo elemento importante da tenere sotto osservazione è il PTR, ovvero il servizio di risoluzione che converte l’indirizzo IP in dominio. L’opposto del servizio DNS essenzialmente.

Questo servizio deve essere alimentato da chi fornisce il servizio di host e deve risolvere l’indirizzo ip del vostro host, indicando lo stesso nome di dominio utilizzato per il saluto del server di posta in uscita.

Se questo non accade, si aggiunge un altro parametro negativo alla vostra reputazione, che contribuirà a far recapitare la vostra posta in spam.

Anche il PTR come tutti gli altri servizi connessi con i server di posta, è diagnosticabile mediante MxToolbox.